Puntos clave
- Plazo: término de 15 días desde el ingreso del trabajador (art. 6 del Acuerdo MDT-2023-140).
- El trámite es en línea y gratuito; subir el contrato firmado es opcional.
- Multas: USD 50 por contrato no registrado y USD 25 por registro tardío; el acta de finiquito se registra hasta 30 días después de la salida.
- El registro en el SUT no reemplaza el aviso de entrada al IESS: son dos trámites distintos.
- Los acuerdos de jornada eficiente y los turnos pactados se registran en el sistema del Ministerio dentro de 30 días.
Esta guía es información general y no constituye asesoría legal. Para decisiones sobre tu caso, consulta a un abogado.
¿Qué es el SUT y quién debe usarlo?
El Sistema Único de Trabajo (SUT) es la plataforma del Ministerio del Trabajo donde el empleador registra a sus trabajadores, sus contratos, los pagos de décimos y utilidades, las actas de finiquito y otros trámites. El Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 obliga a todo empleador, público o privado, sujeto al Código del Trabajo a hacer tres cosas:
- tener una cuenta de usuario en la plataforma y mantener su información actualizada (arts. 3 y 7);
- llevar ahí un registro de todas las personas trabajadoras activas bajo su dependencia (art. 6);
- registrar cada contrato de trabajo en un término de quince días posteriores al ingreso del trabajador (art. 6).
Los datos que pide son los del registro de trabajadores del artículo 42, numeral 7, del Código del Trabajo: nombre, edad, procedencia, estado civil, clase de trabajo, remuneración, fecha de ingreso y salida, dirección, correo y cualquier dato que facilite ubicar a la persona.
¿Cómo se registra un contrato paso a paso?
La ficha oficial del trámite, actualizada el 1 de enero de 2026, describe estos pasos:
- Ingresa al SUT con tu usuario y contraseña. Si es tu primer trabajador, elige la opción de registro de nuevo empleador.
- Entra al módulo de registro de datos del trabajador y actas de finiquito.
- Abre la pestaña de datos del trabajador y elige el ingreso de datos.
- Llena el formulario con los datos personales, laborales y contractuales.
- Guarda la información.
- Si quieres, imprime la plantilla del contrato o su extracto.
El trámite es gratuito y se hace solo en línea. Cargar el contrato firmado es opcional. Lo que no es opcional es que los datos sean veraces: el artículo 20 del Código permite al Ministerio cruzar su información con la base del IESS.
¿Qué contratos deben hacerse por escrito?
El artículo 19 del Código del Trabajo exige contrato escrito en estos casos:
| Caso | Ejemplo |
|---|---|
| Trabajos que requieren conocimientos técnicos, de un arte o de una profesión | Contador, técnico de mantenimiento |
| Obra cierta con mano de obra mayor a cinco salarios básicos | Una obra contratada por un valor alto |
| A destajo o por tarea de más de un año | Producción por piezas |
| Contratos con período de prueba | Todo indefinido que lo pacte |
| Por grupo o por equipo | Cuadrillas |
| Eventuales, ocasionales y de temporada | Refuerzos de temporada alta |
| Aprendizaje | Aprendices |
| Adolescentes desde los 15 años | Incluidos los de aprendizaje |
El artículo 21 enumera las cláusulas que un contrato escrito debe tener: la clase de trabajo, cómo se ejecuta, la remuneración y su forma de pago, la duración, el lugar de trabajo y si hay sanciones y cómo se determinan. Si vas a pactar un período de prueba, revisa sus límites en la guía de período de prueba.
¿Qué multas hay por no registrar?
El artículo 36 del Acuerdo MDT-2023-140 fija estas sanciones:
| Infracción | Multa |
|---|---|
| No registrar un contrato de trabajo | USD 50 por contrato |
| Registrar un contrato tarde | USD 25 por contrato |
| No registrar un acta de finiquito | USD 200 por acta |
| Registrar un acta de finiquito tarde | USD 50 por acta |
| No registrar el reglamento interno de trabajo | USD 200 |
Las multas por distintas infracciones se acumulan hasta un tope de 20 salarios básicos (art. 37). Si el empleador reincide en dos inspecciones separadas por al menos 30 días y como máximo un año, la sanción puede duplicarse (art. 38). Pagar la multa no te libera de cumplir la obligación (art. 39).
¿Qué más se registra en el SUT?
- Actas de finiquito. Al terminar la relación laboral, el acta se elabora en la plataforma, se firma y se sube en PDF dentro de los 30 días siguientes a la salida (art. 19 del Acuerdo MDT-2023-140). La calculadora de liquidación laboral ayuda a preparar los valores.
- Décimos y utilidades. Su pago se registra según el noveno dígito del RUC; las fechas están en la guía de registro de décimos y utilidades.
- Reglamento interno. Si tienes más de diez trabajadores, debes registrar el proyecto dentro de un mes, 30 días (art. 22).
- Jornada y turnos pactados. Según el Acuerdo MDT-2026-059, el consentimiento escrito para una jornada laboral eficiente o para turnos que no requieren autorización se registra en el sistema del Ministerio dentro de 30 días desde que se firma el contrato o la adenda. El detalle está en la guía de jornada laboral.
¿Por qué importa tener los contratos al día?
El SUT es la base con la que el Ministerio controla. Desde agosto de 2024 publica en su sección de datos abiertos los contratos registrados por provincia, actividad y tipo de contrato. Según el anuncio del Ministerio, entre el 20 de diciembre de 2023 y el 13 de agosto de 2024 se registraron 575.593 contratos.
Esos registros también tienen efectos tributarios. El reglamento del anticipo sobre utilidades no distribuidas mide el aumento de empleo, una de las condiciones para recuperar ese crédito al capitalizar, con los contratos registrados en el Ministerio. Un contrato sin registrar es un empleo que no cuenta.
Errores frecuentes
- Confundir el SUT con el IESS. El registro del contrato no afilia al trabajador; para eso está el aviso de entrada al IESS.
- Contar el plazo desde la firma. El término de quince días corre desde el ingreso del trabajador.
- Registrar el contrato y olvidar las adendas. Un cambio de jornada pactado también se registra.
- Dejar la salida sin acta. El finiquito tiene su propio plazo y su propia multa.
- Cargar datos distintos a los del IESS. El Ministerio puede cruzar ambas bases.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo para registrar un contrato de trabajo en el SUT?
Quince días posteriores al ingreso del trabajador. El artículo 6 del Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 lo fija como un término de quince días y obliga al empleador a mantener registradas en la plataforma a todas las personas que trabajan bajo su dependencia.
¿Cuánto es la multa por no registrar un contrato de trabajo?
USD 50 por cada contrato no registrado y USD 25 por cada registro tardío, según el artículo 36 del Acuerdo MDT-2023-140. Las multas se pueden acumular con otras, con un tope conjunto de 20 salarios básicos, y la reincidencia puede duplicarlas. Pagar la multa no libera de registrar el contrato.
¿Es obligatorio subir el contrato firmado al SUT?
No. La ficha oficial del trámite en gob.ec dice que cargar el contrato es opcional; lo obligatorio es completar el formulario en línea con los datos personales, laborales y contractuales del trabajador. El sistema permite imprimir una plantilla o un extracto del contrato.
¿El registro en el SUT reemplaza el aviso de entrada al IESS?
No. El SUT es del Ministerio del Trabajo y sirve para el control laboral; el aviso de entrada es del IESS y afilia al trabajador a la seguridad social desde el primer día. Ambos tienen un plazo de quince días, pero se hacen en sistemas distintos y uno no cumple al otro.
¿Qué contratos de trabajo deben hacerse por escrito?
El artículo 19 del Código del Trabajo exige forma escrita, entre otros, en los contratos con período de prueba, los eventuales, ocasionales y de temporada, los de aprendizaje, los que requieren conocimientos técnicos o profesionales, los de adolescentes y los de obra cierta con mano de obra mayor a cinco salarios básicos.
Fuentes
- Ministerio del Trabajo · Acuerdo Ministerial MDT-2023-140: normas generales para el control de las obligaciones del empleador (arts. 3, 6, 7, 19, 22, 36, 37 y 38) (2023-11-14)
- Ministerio del Trabajo · gob.ec · Registro de datos de trabajadores para la vinculación laboral por parte del empleador en el Sistema Único de Trabajo (SUT) (2026-01-01)
- Servicio de Rentas Internas (SRI) · Departamento de Normativa · Código del Trabajo, arts. 19, 20, 21 y 42 (codificación, última modificación del 16 de mayo de 2024) (2024-05-16)
- Ministerio del Trabajo · Acuerdo Ministerial MDT-2026-059: turnos y horarios especiales y jornada laboral eficiente para el desarrollo (arts. 3 y 10) (2026-02-27)
- Ministerio del Trabajo · El Ministerio del Trabajo presentó la página de registro de contratos de trabajo inscritos en el SUT (2024-08-13)
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