Puntos clave
- Cinco hojas: Léeme, Parámetros, Rol del mes (hasta 200 personas), Comprobante para imprimir y Resumen.
- Valores de 2026 editables: salario básico de USD 482, aporte personal de 9,45 %, patronal de 11,15 % y fondo de reserva de 8,33 %.
- Fondo de reserva desde el primer día del segundo año; el mes del aniversario se paga en proporción a los días.
- Décimos y fondo de reserva en el rol por defecto, como manda la ley; «No» solo si el trabajador pidió acumularlos.
- Sin macros ni registro: fórmulas clásicas que también funcionan en Google Sheets y LibreOffice.
Esta guía es información general y no constituye asesoría legal. Para decisiones sobre tu caso, consulta a un abogado.
¿Qué incluye la plantilla de rol de pagos?
Es un archivo de Excel para quien lleva la nómina de una empresa privada bajo el Código del Trabajo. No pide registro ni trae macros. Las celdas amarillas son para escribir, las grises se calculan solas y las tres filas marcadas «Ejemplo ficticio» muestran cómo funciona.
| Hoja | Para qué sirve |
|---|---|
| Léeme | Instrucciones, colores y cómo se calcula cada rubro, con su base legal |
| Parámetros | Mes del rol, empresa, salario básico y porcentajes del IESS. Cambias un valor y todo se recalcula |
| Rol del mes | Una fila por trabajador, hasta 200: ingresos, descuentos, neto, provisiones y una columna de revisión |
| Comprobante | El rol individual de una persona, con firmas, listo para imprimir |
| Resumen | Neto total, lo que se paga al IESS en el mes y las provisiones del empleador |
¿Cómo calcula cada rubro?
| Rubro | Cálculo | Base |
|---|---|---|
| Sueldo ganado | Sueldo × días trabajados ÷ 30 | Meses de 30 días (Acuerdo MDT-2023-140) |
| Horas suplementarias | Sueldo ÷ 240 × 1,5 × horas | Código del Trabajo, art. 55 |
| Horas extraordinarias | Sueldo ÷ 240 × 2 × horas | Art. 55 |
| Aporte personal al IESS | 9,45 % de los ingresos gravados | IESS, tasas de aportación |
| Aporte patronal al IESS | 11,15 % de los ingresos gravados | IESS, tasas de aportación |
| Fondo de reserva | 8,33 % de los ingresos gravados desde el segundo año | Art. 196; Ley de Seguridad Social, art. 280 |
| Décimo tercero | Ingresos gravados ÷ 12 | Art. 111 |
| Décimo cuarto | Salario básico ÷ 12 × días ÷ 30 × horas semanales ÷ 40 | Art. 113; Acuerdo MDT-2023-140, disposición sexta |
| Vacaciones (provisión) | Ingresos gravados ÷ 24 | Art. 71 |
El salario básico de 2026 es USD 482 (Acuerdo MDT-2025-195). Los décimos y el fondo de reserva no pagan aportes al IESS (art. 112 y Ley de Seguridad Social), por eso no entran en la base de los aportes.
Ejemplo: una trabajadora con horas extra
Con USD 1.000 de sueldo, mes completo, 10 horas suplementarias, más de un año en la empresa y todo mensualizado, la plantilla da:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Sueldo ganado | USD 1.000,00 |
| Horas suplementarias (1.000 ÷ 240 × 1,5 × 10) | USD 62,50 |
| Ingresos gravados | USD 1.062,50 |
| Fondo de reserva (8,33 %) | USD 88,51 |
| Pago mensual de la decimotercera remuneración | USD 88,54 |
| Pago mensual de la decimocuarta remuneración | USD 40,17 |
| Aporte personal al IESS (9,45 %) | − USD 100,41 |
| Neto a pagar | USD 1.179,31 |
| Costo del mes para la empresa (con aporte patronal de USD 118,47) | USD 1.398,19 |
Los mismos valores salen en la calculadora de sueldo neto con USD 1.062,50 de remuneración.
¿Cómo usarla paso a paso?
- Borra los ejemplos. Selecciona las celdas amarillas de las tres filas «Ejemplo ficticio» y pulsa Suprimir.
- Fija el mes. En Parámetros, escribe el año, el mes y los datos de la empresa, y revisa el salario básico.
- Llena una fila por persona: fecha de ingreso, días trabajados, sueldo, horas semanales, horas extra y comisiones.
- Marca quién acumula. «No» en fondo de reserva o décimos solo si el trabajador lo pidió por escrito; vacío cuenta como pago mensual.
- Escribe los descuentos: la retención del impuesto a la renta, los préstamos del IESS y los anticipos.
- Revisa y cierra. Si la columna Revisión no dice «OK», corrige el dato. Imprime los comprobantes y usa el Resumen para la planilla del IESS, que se paga dentro de los 15 días siguientes al mes (Ley de Seguridad Social, art. 73).
Errores comunes al armar el rol
- Pagar fondo de reserva desde el primer mes. Corresponde desde el segundo año; la plantilla lo calcula con la fecha de ingreso. Revisa el detalle con la calculadora de fondos de reserva.
- Calcular el aporte solo sobre el sueldo. Las horas extra y las comisiones también aportan.
- Olvidar la jornada parcial en el décimo cuarto. Con 20 horas semanales es la mitad: USD 20,08 al mes.
- Poner las utilidades en el rol. Se pagan una vez al año, hasta el 15 de abril, y no aportan al IESS; se calculan con la calculadora de utilidades.
- Retener renta sin el formulario del trabajador. La retención mensual sale de su proyección de gastos personales: usa la calculadora de gastos personales.
Las horas extra de cada persona se pueden revisar con la calculadora de horas extra, y las provisiones del mes entran en el cierre contable mensual. Hay más formatos en plantillas gratuitas.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un rol de pagos en Ecuador?
Los ingresos del mes (sueldo, horas extra, comisiones y, si se pagan mensualizados, el fondo de reserva y los décimos), los descuentos (aporte personal al IESS, retención del impuesto a la renta, préstamos y anticipos) y el neto a pagar. El Acuerdo MDT-2023-140 pide desglosar los décimos mensuales como «pago mensual de la decimotercera remuneración» y «pago mensual de la decimocuarta remuneración».
¿Cómo se calculan las horas extra en el rol de pagos?
La hora vale el sueldo dividido para 240. Las suplementarias hasta las 24:00 se pagan con 50 % de recargo (× 1,5) y las extraordinarias, en sábado, domingo, feriado o de 24:00 a 06:00, con 100 % (× 2), según el artículo 55 del Código del Trabajo. Con USD 1.000 de sueldo, 10 horas suplementarias suman USD 62,50.
¿Los décimos se pagan cada mes o acumulados?
Cada mes, salvo que el trabajador pida por escrito recibirlos acumulados: el décimo tercero hasta el 24 de diciembre (art. 111) y el décimo cuarto según su región (art. 113). En la plantilla, deja la columna vacía o en «Sí» para pagarlos en el rol y marca «No» si los pidió acumulados: entonces van a provisiones.
¿Por qué la plantilla no calcula el impuesto a la renta?
Porque la retención depende de los ingresos proyectados del año y del formulario de gastos personales (SRI-GP) de cada persona, y se divide para 11 meses desde febrero. Calcúlala con la calculadora de gastos personales y escríbela en su columna.
¿Sirve para el salario básico de 2027?
Sí. Al 14 de noviembre de 2026 el salario básico de 2027 no estaba publicado; cuando salga, cámbialo en la hoja Parámetros y el décimo cuarto y la revisión de sueldos mínimos se recalculan solos.
Fuentes
- Ministerio del Trabajo · texto de Ediciones Legales publicado en trabajo.gob.ec · Código del Trabajo, arts. 47, 55, 71, 111 a 114 y 196 (codificación 2005-017, última reforma del 12 de mayo de 2023) (2023-05-12)
- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) · Tasas de aportación de los trabajadores del sector privado bajo relación de dependencia (9,45 % personal y 11,15 % patronal) (2026-11-14)
- IESS · texto de Lexis publicado en iess.gob.ec · Ley de Seguridad Social, arts. 73 y 280 (plazo de los aportes y fondo de reserva de 8,33 %) (2022-11-01)
- Ministerio del Trabajo · Acuerdo Ministerial MDT-2023-140, disposiciones quinta y sexta (mes de 240 horas, desglose de los décimos y jornada parcial) (2023-11-14)
- Ministerio del Trabajo · Acuerdo Ministerial MDT-2025-195: salario básico unificado para el año 2026 (2025-12-15)
Revisado el 14 de noviembre de 2026 contra las fuentes citadas. Los precios y normas de terceros pueden cambiar: confirma en la fuente.