Aviso de entrada y salida al IESS: plazos, pasos y qué pasa si te atrasas

¿Qué son los avisos de entrada y salida?

Son los reportes con los que el empleador le informa al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) que un trabajador empezó o dejó de trabajar, o que cambió algo en su relación laboral. Con ellos el IESS arma la historia laboral del afiliado, sobre la que después calcula sus prestaciones: atención médica, subsidios, cesantía o jubilación.

La regla está en el artículo 73 de la Ley de Seguridad Social. El empleador está obligado, sin que nadie se lo pida, a inscribir al trabajador como afiliado desde el primer día de labor y a enviar el aviso de entrada dentro de los primeros quince días. El artículo 42, numeral 31, del Código del Trabajo repite la misma obligación.

¿Qué plazos tiene el empleador?

La única excepción que trae la ley son los empleadores del sector agrícola, exentos de enviar los avisos de entrada y salida. Según una nota del IESS, el Sistema de Historia Laboral recibe novedades desde el tercer día hasta el penúltimo día de cada mes, así que no conviene dejar un aviso para los últimos días.

¿Cómo se hace el aviso en línea?

La página de avisos del IESS describe el procedimiento:

1. Entra a www.iess.gob.ec.
2. Elige empleadores y luego servicios en línea.
3. Selecciona «Aviso de entrada y salida».
4. Ingresa con la cédula y la clave del empleador.
5. Escoge el registro de novedades o el aviso de salida, según el caso.
6. Escribe la cédula del afiliado.
7. Completa los datos que pide el sistema y pulsa Aceptar.
8. Valida y envía.

Guarda el comprobante. Te servirá si después tienes que demostrar que el aviso salió a tiempo.

¿Qué entra en el sueldo de aportación?

Según la página de obligaciones del empleador, aporta todo ingreso regular del trabajador que se pueda valorar en dinero. El artículo 11 de la misma ley incluye las horas extra, las comisiones, los sobresueldos y otras remuneraciones accesorias normales, y prohíbe aportar sobre un sueldo menor al salario básico o al sectorial. En la jornada parcial, la base se calcula según los días trabajados y no puede ser menor a la parte proporcional del salario básico; para la cobertura de salud, la prima del 4,41 % se aplica al menos sobre el salario básico unificado.

Desde el segundo año de trabajo se suma el fondo de reserva: el 8,33 % de la remuneración de aportación, que el empleador paga cada mes. Según la página de fondos de reserva del IESS, el trabajador lo recibe con su sueldo, salvo que pida ahorrarlo en el IESS; en ese caso, el empleador lo deposita junto con la planilla de aportes.

Para ver cuánto se descuenta al trabajador y cuánto paga la empresa, usa la calculadora de sueldo neto e IESS. El monto del salario básico vigente está en la guía del salario básico.

¿Qué pasa si te atrasas?

• Mora con intereses. La mora en aportes, fondos de reserva y descuentos de préstamos causa un interés igual al máximo convencional del Banco Central del Ecuador, más cuatro puntos (art. 89).
• Responsabilidad patronal. Si por culpa del empleador el IESS no puede conceder una prestación en dinero, o la concede disminuida, el empleador responde por el perjuicio. El IESS la cobra por coactiva si el empleador no se pone al día en 30 días desde que cayó en mora (art. 94).
• El trabajador no queda desprotegido. El IESS debe dar las prestaciones de enfermedad, maternidad, desempleo, auxilio de funerales y fondo mortuorio aunque el empleador esté en mora, sin perjuicio de cobrarle después (art. 96).
• Trámites bloqueados. Para ejercer los derechos que el Código del Trabajo le da sobre sus trabajadores, el empleador debe probar con un certificado del IESS que no está en mora (art. 88). Las compañías también lo necesitan para aprobar reformas de estatutos, aumentos de capital y estados financieros (art. 87).

Cómo encaja con el registro en el Ministerio del Trabajo

El IESS y el Ministerio del Trabajo llevan registros distintos. El día que alguien empieza a trabajar contigo tienes dos tareas:

Y el día que sale, otras dos: el aviso de salida al IESS en tres días y el acta de finiquito en el SUT dentro de 30 días. El paso a paso del Ministerio está en la guía para registrar un contrato en el SUT, y los valores de salida, en la calculadora de liquidación laboral.

Errores frecuentes

• Afiliar recién al final del período de prueba. La afiliación corre desde el primer día, también durante el período de prueba.
• Usar los 15 días como plazo para afiliar. El plazo es para enviar el aviso; la cobertura debe existir desde el primer día.
• Olvidar el aviso de salida. La ley da tres días; sin ese aviso, la historia laboral del afiliado queda desactualizada.
• No reportar un aumento de sueldo. El cambio también se avisa en tres días, y el aporte debe hacerse sobre el sueldo real.
• Pagar fuera de plazo por esperar la nómina. Los aportes vencen 15 días después del mes, cierres o no tu rol a tiempo.