Cómo descargar los comprobantes electrónicos recibidos del SRI y llevarlos a Excel

¿Dónde están los comprobantes que te emiten tus proveedores?

Tienes dos fuentes y conviene usar las dos. La primera es tu correo: la Resolución NAC-DGERCGC18-00000233 del SRI obliga al emisor a enviarte el XML y el RIDE (representación impresa del documento electrónico) al correo que le diste; además, puede darte acceso a un portal web para descargarlos. Si solo llega uno de los dos archivos, la misma norma lo considera falta de entrega.

La segunda es el SRI (Servicio de Rentas Internas). Los comprobantes autorizados que te emitieron a tu RUC (Registro Único de Contribuyentes) quedan en SRI en línea, y desde el 1 de enero de 2026 el emisor debe transmitirlo en el momento mismo en que lo genera. El correo es cómodo, pero se pierden mensajes. El listado del SRI es tu control: lo que está ahí y no está en tu ERP es una factura que nadie registró.

Revisar, además, es una obligación. La resolución citada pide al receptor verificar la validez en los medios que dispone el SRI, y el artículo 103 de la Ley de Régimen Tributario Interno, recogido en la Resolución NAC-DGERCGC25-00000014, no permite alegar desconocimiento de esa consulta para usar crédito tributario o sustentar gastos con documentos no autorizados.

¿Cómo descargar los comprobantes recibidos en SRI en línea?

Estos pasos siguen la guía oficial «Comprobantes electrónicos internet» del SRI, actualizada a junio de 2024, y sus preguntas frecuentes de facturación electrónica:

1. Entra a www.sri.gob.ec, abre SRI en línea y pulsa Iniciar sesión. Ingresa con tu RUC y tu clave.
2. En el menú de la izquierda abre Facturación Electrónica y elige Comprobantes electrónicos recibidos. La misma consulta está en Producción › Consultas. Si no ves la opción, escribe su nombre en el buscador de servicios del menú.
3. Elige cómo buscar: por identificación (RUC, cédula o pasaporte) o por clave de acceso / número de autorización. Los dos criterios son excluyentes.
4. Selecciona el período de emisión (año, mes y día) y el tipo de comprobante, por ejemplo, Factura.
5. Pulsa Consultar y resuelve el reCAPTCHA. Si no hay resultados, el sistema muestra «No existen datos para los parámetros ingresados».
6. En el listado, baja el XML desde la columna Documento y el PDF desde la columna RIDE. Para bajar el listado de la consulta, usa Descargar reporte.

Las pantallas pueden cambiar. La guía vigente está enlazada en la página de facturación electrónica del SRI, junto con las demás guías para contribuyentes.

¿Qué muestra el listado de comprobantes recibidos?

¿Qué formatos puedes descargar y qué valor tiene cada uno?

Las reglas de archivo y validez del RIDE están en las preguntas frecuentes del SRI y en el artículo 6 de la resolución de 2018. Para entender cada etiqueta del archivo, revisa la guía sobre el XML de la factura electrónica y el término clave de acceso.

¿Se pueden descargar los XML de forma masiva?

No desde la pantalla. Las guías oficiales describen un XML y un RIDE por fila, con reCAPTCHA en cada consulta, y no indican que el reporte incluya los archivos XML. El portal está pensado para uso manual.

Para volúmenes altos, la vía técnica es la clave de acceso. Según la ficha técnica de comprobantes electrónicos, versión 2.34 (numeral 5.11), el servicio web de autorización del SRI devuelve el XML de un comprobante autorizado cuando se lo consulta con su clave. Una integración puede tomar las claves de tus correos o del reporte y recuperar cada archivo; el detalle técnico está en integración con el SRI.

La ficha documenta dos límites. El SRI puede tardar hasta 24 horas en procesar un comprobante después de recibirlo, y su servicio de consulta responde con error cuando la fecha de emisión está fuera del rango que permite (la ficha no publica ese rango). Conclusión práctica: no uses el portal como archivo; descarga y guarda tus XML.

¿Cómo pasar los comprobantes del SRI a Excel?

Hay dos caminos y sirven para cosas distintas.

El listado, para controlar. Con el reporte de la consulta llevas a una hoja los comprobantes del período y los comparas contra tu ERP por clave de acceso. Esa conciliación responde una sola pregunta: ¿qué facturas existen en el SRI y no están registradas?

El XML, para el detalle. En Excel para Microsoft 365, la ruta es Datos › Obtener datos › Desde un archivo › Desde XML, según la ayuda oficial de Microsoft. Ten en cuenta tres cosas:

• Algunos XML traen la envoltura de autorización (estado, número y fecha de autorización) y la factura va dentro del campo comprobante como texto CDATA, como muestra la ficha técnica. Excel la verá como una sola celda: primero hay que extraer la factura.
• Una factura con varias líneas o varias tarifas genera varias filas. Decide si quieres una fila por factura (cabecera) o una por línea (detalle), y únelas con la clave de acceso.
• La ficha fija el punto como separador decimal (123456.98). Si tu Excel usa coma decimal, configúralo al importar para que los valores no queden como texto.

Ejemplo ilustrativo: cierras octubre con 380 facturas en el listado del SRI y 371 en el ERP. El cruce por clave de acceso te entrega las nueve que faltan, con proveedor y valor, antes de presentar la declaración. Con volúmenes grandes, Excel se queda corto: Microsoft indica que cada archivo importado por esa vía crea su propio mapa XML, lo que complica consolidar cientos de facturas.

¿Qué revisar antes de registrar o pagar un comprobante recibido?

1. Estado vigente. El servicio de consulta del SRI devuelve AUTORIZADO, NO AUTORIZADO, PENDIENTE DE ANULAR o ANULADO (ficha técnica, numeral 8.4). Según la Resolución NAC-DGERCGC25-00000014 y su reforma, la NAC-DGERCGC25-00000017, el emisor puede anular en línea hasta el día 7 del mes siguiente al de la emisión y debe informarte cualquier cambio de estado. Las retenciones, notas de crédito y notas de débito requieren tu aceptación: tienes cinco días hábiles para responder.
2. Contenido contra la compra. La consulta pública de validez del SRI advierte que no valida la información del documento ni que la transacción haya existido. Que un comprobante esté autorizado no prueba que recibiste lo facturado; eso lo resuelve el cruce con la orden de compra.
3. Plazo de la retención. Según las preguntas frecuentes del SRI, el comprobante de retención se emite dentro de cinco días contados desde la emisión del comprobante de venta. Si descargas solo a fin de mes, llegas tarde.
4. Archivo. Guarda el XML siete años, como piden las mismas preguntas frecuentes.

¿Por qué automatizar el registro de comprobantes en el ERP?

Porque el trabajo manual se repite por cada documento: bajar, abrir, digitar, revisar la orden de compra, emitir la retención y archivar. Con la transmisión inmediata vigente desde 2026, cada emisor debe enviar sus comprobantes al SRI en el momento en que los genera (el SRI tiene hasta 24 horas para procesarlos), así que la conciliación puede hacerse cada día y no solo al cierre.

Un flujo automático típico captura el XML del correo y del SRI, valida su estado, identifica la orden de compra, cruza cantidades y precios, registra en el ERP y deja las excepciones a una persona que aprueba. En Advise, el módulo de cuentas por pagar automáticas recibe los comprobantes, los cruza con las órdenes de compra y los registra en el ERP, y se mide en facturas procesadas sin intervención humana. Si todavía estás eligiendo por dónde empezar, revisa qué proceso automatizar primero.