Cruce de facturas con órdenes de compra: cómo hacer el three-way match con las facturas electrónicas del SRI

¿Qué es el cruce de facturas con órdenes de compra?

Es comparar lo que te facturan con lo que pediste y, cuando aplica, con lo que realmente recibiste, antes de registrar y pagar. La documentación de Microsoft Dynamics 365 Finance lo explica así: en el cruce de dos vías, la factura se compara con las líneas de la orden de compra (OC); en el de tres vías, o three-way match, se compara con la OC y con la recepción del producto.

Odoo funciona con la misma lógica. Según su documentación oficial de compras, su ajuste de cruce de tres vías hace que las facturas de proveedor se paguen solo después de recibir parte o todo lo pedido, y cada factura muestra un campo «Should Be Paid» con tres valores: sí, excepción o no.

¿Y si compras servicios?

En un servicio no hay ingreso a bodega. La tercera vía es la conformidad de quien lo recibió: un acta de entrega, una hoja de horas aprobada o una aprobación en el sistema. Sin esa conformidad, un servicio facturado se cruza solo en dos vías, y el control depende de que la OC describa bien el alcance y el precio.

¿Cómo se hace el cruce de tres vías paso a paso?

1. Valida el comprobante. Confirma en el SRI (Servicio de Rentas Internas) que esté autorizado y no anulado. Si aún no lo tienes, sigue la guía para descargar los comprobantes recibidos.
2. Identifica la orden de compra. Por su número, si el proveedor lo envía, o por proveedor, ítems y montos.
3. Empareja las líneas. Cada codigoPrincipal del proveedor debe corresponder a un ítem tuyo, con su unidad de medida.
4. Compara cantidades contra la recepción registrada en el ERP.
5. Compara precios unitarios y totales contra la OC, dentro de la tolerancia.
6. Revisa impuestos y descuentos: la tarifa de IVA de cada línea y los descuentos pactados.
7. Decide. Si todo cuadra, registra la factura y emite la retención; si no, envía la excepción a quien aprueba, con el motivo.

¿Qué diferencias aparecen y cómo se resuelven?

Para corregir una factura mal emitida, el proveedor puede anularla en línea hasta el día 7 del mes siguiente al de su emisión; después, solo cabe una nota de crédito, según la Resolución NAC-DGERCGC25-00000014, reformada por la NAC-DGERCGC25-00000017. Desde el 1 de enero de 2026, una factura emitida como «consumidor final» ya no se puede anular ni corregir con nota de crédito: exige siempre que te facturen con tu RUC.

¿Qué tolerancias conviene definir?

Dynamics 365 separa dos controles. En el ejemplo de Microsoft, la coincidencia de precio unitario neto compara el precio de cada línea con el de la OC, y la coincidencia de totales compara el monto neto de la línea, en porcentaje, en monto o en ambos. Sus ejemplos usan tolerancias de +2 % y +8 % para el precio unitario y de +10 % y +15 % para los totales. Son ejemplos de configuración, no recomendaciones.

Cuando una línea queda fuera de tolerancia, Dynamics 365 puede exigir que alguien active la aprobación para contabilizar con diferencias. Odoo, en cambio, marca la factura como «excepción» sin bloquear el cambio. Con esa base, una política sensata para una empresa mediana se ve así:

• Tolerancia cero en cantidades para ítems costosos y activos.
• Tolerancia de precio en porcentaje con un tope en dólares; por ejemplo, 2 % con un máximo de USD 20 por línea.
• Aprobación por niveles según el monto de la diferencia, con el motivo registrado.
• Revisión periódica de las excepciones por proveedor: las repetidas indican un precio mal cargado en la OC o un proveedor que factura de más.

¿Qué cambia en Ecuador con la factura electrónica?

Casi todo a favor. La factura del SRI es un XML cuyas líneas traen codigoPrincipal, descripcion, unidadMedida (opcional), cantidad, precioUnitario, descuento, precioTotalSinImpuesto y sus impuestos, según los esquemas XSD oficiales. No hay que digitar ni escanear: el detalle está en la estructura del XML. Hay cuatro puntos a tener en cuenta:

• El número de OC no tiene campo propio. El esquema de factura no define una etiqueta para la orden de compra del cliente. Si tu proveedor la envía, tiene que ir en un campo libre: infoAdicional, que admite hasta 15 campos de 300 caracteres, o los detalles adicionales de cada línea. Pídeles a tus proveedores un nombre fijo para ese campo.
• La guía de remisión ayuda, pero no reemplaza a tu bodega. La factura puede citar en guiaRemision el número de la guía de remisión que documenta el traslado; la recepción la confirma tu ingreso a bodega en el ERP.
• Autorizado no es recibido. La consulta de validez del SRI advierte que no valida la información del documento ni que la transacción haya existido.
• El reloj de la retención. Según las preguntas frecuentes del SRI, el comprobante de retención se emite dentro de cinco días desde la emisión de la factura. El cruce tiene que hacerse en días, no al cierre.

Ejemplo ilustrativo

Tu empresa emite la OC 4512 por 200 cajas a USD 12,50. Bodega registra 190 cajas recibidas. Llega la factura electrónica por 200 cajas a USD 12,50 con IVA de 15 % (código de porcentaje 4): base USD 2.500,00, IVA USD 375,00 y total USD 2.875,00.

La factura queda en excepción por USD 125,00 de base (USD 143,75 con IVA). El responsable decide: pedir una nota de crédito por las 10 cajas o dejar en espera el pago de esa diferencia hasta que lleguen.

¿Cómo se automatiza el cruce con los comprobantes electrónicos?

El flujo automático sigue los mismos pasos, sin digitación: captura el XML del correo y del SRI, valida su estado, lee las líneas, busca la OC y la recepción en el ERP, compara con las tolerancias, registra y prepara la retención. Lo que no cuadra llega a una persona con la diferencia ya calculada; aprobar una diferencia o liberar un pago sigue siendo una decisión humana.

Para saber si el cruce funciona, mide tres cosas cada mes: qué porcentaje de facturas pasa sin excepción, cuántos días hay entre la emisión de la factura y su registro, y cuánto dinero en diferencias detectaste antes de pagar. El último número es el que le importa a la gerencia.

En Advise, el módulo de cuentas por pagar automáticas recibe los comprobantes, los cruza con las órdenes de compra y los registra en el ERP, y se mide en facturas procesadas sin intervención humana. Si tu sistema es Odoo o SAP Business One, revisa cómo se conecta; y para ubicar el cruce dentro del mes, revisa el checklist de cierre contable mensual.