¿Qué es un comprobante de retención y en qué plazo se emite?

¿Qué es y quién lo emite?

Cuando una empresa calificada por el SRI como agente de retención paga a un proveedor, retiene una parte de los impuestos que corresponden a esa operación y la entrega al fisco. El comprobante de retención es el documento que certifica esa retención: dice a quién se retuvo, sobre qué comprobante de venta, por qué concepto, con qué porcentaje y por qué valor. Al proveedor le sirve para sustentar en sus propias declaraciones lo que le retuvieron.

En la ficha técnica del SRI aparece con el código 07, entre los seis tipos de comprobante electrónico, y su registro de cambios muestra actualizaciones de porcentajes de retención de impuesto a la renta, IVA e impuesto a la salida de divisas.

Plazos y formato que exige el SRI

Según la ficha técnica, la versión 2.0.0, llamada «comprobante de retención ATS», incluye la información que se reporta en el módulo de compras del Anexo Transaccional Simplificado. La versión 1.0 todavía puede usarse, salvo por quienes están obligados a la 2.0.0.

Un ejemplo en una empresa ecuatoriana

Una empresa de alimentos en Guayaquil recibe el lunes la factura electrónica de su proveedor de transporte. Desde que recibe esa factura corren los cinco días hábiles para entregar la retención. En un proceso manual, la factura espera en una bandeja de correo hasta que alguien la registra, busca el porcentaje que corresponde y emite la retención, a veces fuera de plazo. En un proceso automatizado, el sistema lee el XML, identifica al proveedor y el concepto, aplica el porcentaje configurado en el ERP, emite la retención y se la envía al proveedor; una persona revisa solo los casos que no calzan, por ejemplo cuando la factura no coincide con la orden de compra.

Errores comunes

• Entregar fuera del plazo de cinco días hábiles. Es el error más frecuente cuando las facturas se procesan a mano.
• Porcentajes desactualizados. La ficha técnica registra cambios de porcentajes de retención entre 2022 y 2025; una tabla vieja en el ERP produce retenciones mal calculadas.
• Seguir con la versión 1.0 estando obligado a la 2.0.0. Afecta también la información que se reporta en el ATS.
• Pensar que se puede emitir en papel si falla el sistema. Para las retenciones, la norma solo admite la modalidad electrónica.
• No conciliar lo retenido. Las retenciones emitidas deben cuadrar con la declaración y con los pagos del mes.

Relación con otros términos

La retención depende de la factura que la origina, identificada por su clave de acceso, y alimenta el ATS. Para ver cómo encaja en el cierre del mes, revisa la guía de cierre contable mensual.