Conciliación bancaria: qué es, tipos y cómo hacerla paso a paso (con ejemplo)

¿Qué es la conciliación bancaria y para qué sirve?

La conciliación bancaria es la comparación, a una misma fecha de corte, entre el saldo que reporta el banco y el saldo de la cuenta de bancos en tu contabilidad. El objetivo no es forzar que los dos números coincidan, sino explicar cada diferencia y registrar lo que falta.

Casi nunca coinciden de entrada, por dos razones. La primera son los tiempos: tú registraste un cheque hoy y el proveedor lo cobra la próxima semana. La segunda es la información que el banco tiene y tú todavía no: una comisión, un débito de impuestos o la transferencia de un cliente que no avisó.

Una conciliación bien hecha te dice cuánto dinero tienes de verdad, detecta errores y pagos duplicados y deja respaldo para el cierre y para cualquier revisión del Servicio de Rentas Internas (SRI). El Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno (en adelante, Reglamento a la LRTI), en su art. 37, exige conservar los documentos que sustentan la contabilidad durante al menos siete años; el cuadro conciliatorio firmado y el estado de cuenta son parte de ese respaldo.

¿Qué necesitas antes de empezar?

• El estado de cuenta con corte a la fecha que vas a conciliar, en PDF, Excel o el archivo que descargues del portal de tu banco.
• El mayor de la cuenta de bancos en tu sistema contable (ERP), a la misma fecha.
• La conciliación del período anterior, con las partidas que quedaron pendientes.
• Los documentos del banco y de terceros: notas de débito y crédito, y comprobantes de retención del banco y de las emisoras de tarjetas. Según el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios (art. 8), las instituciones financieras pueden emitir un solo comprobante de retención mensual por cliente, disponible dentro de los cinco primeros días del mes siguiente. Tenlo en cuenta al fijar tu calendario.

¿Cuáles son los tipos de conciliación bancaria?

No existe una clasificación oficial única. En la práctica se distinguen por cuatro criterios:

¿Cómo se hace una conciliación bancaria paso a paso?

1. Fija la fecha de corte. Usa el mismo día para el banco y para los libros; normalmente, el último día del mes.
2. Revisa lo pendiente del período anterior. Los cheques y depósitos en tránsito del mes pasado deberían aparecer ahora en el estado de cuenta. Si un cheque lleva meses sin cobrarse, averigua por qué.
3. Cruza los movimientos uno a uno. Compara monto, fecha y referencia (número de cheque, de transferencia o de factura) y marca lo que coincide en ambos lados.
4. Separa lo que no cruzó en dos grupos. Lo que ya está bien en tus libros pero el banco aún no refleja (lado banco) y lo que el banco ya registró y tú no (lado libros).
5. Arma el cuadro conciliatorio. Parte de ambos saldos y llega a un mismo saldo conciliado. Si no llegas, hay una diferencia sin explicar: investígala antes de mandarla a una cuenta de diferencias.
6. Registra los asientos de ajuste, solo por las partidas del lado de libros.
7. Documenta y aprueba. Archiva el cuadro, el estado de cuenta y los soportes; quien revisa firma y pone la fecha.
8. Da seguimiento a las partidas del lado banco hasta que aparezcan.

Ejemplo de conciliación bancaria (ejemplo hipotético)

Las cifras de este ejemplo son inventadas para ilustrar el método. Una distribuidora mediana de Guayaquil concilia su cuenta corriente al 31 de octubre de 2026. El estado de cuenta muestra USD 52.300,00 y el mayor de bancos, USD 50.694,60: una diferencia de USD 1.605,40. Al cruzar los movimientos, el contador encuentra esto:

• Dos cheques girados que los proveedores aún no cobran: el N.º 1021 por USD 3.200,00 y el N.º 1025 por USD 1.150,00.
• Un depósito del 31 de octubre por USD 2.480,00 que el banco acreditó en noviembre.
• Una transferencia de un cliente por USD 640,00 que nadie registró.
• Un pago a un proveedor digitado por USD 1.540,00, cuando el banco debitó USD 1.450,00.
• Comisiones y cargos bancarios del mes por USD 24,60.
• USD 150,00 de Impuesto a la Salida de Divisas (ISD) debitados en un pago a un proveedor del exterior.
• Un cheque de un cliente por USD 820,00 que el banco devolvió.

Los asientos de ajuste salen solo de la columna de libros:

Después de registrarlos, el mayor de bancos queda en USD 50.430,00, igual al saldo bancario conciliado. Los dos cheques y el depósito no llevan asiento: se vigilan en la conciliación de noviembre.

¿Qué partidas conciliatorias son típicas en Ecuador?

Manual, Excel o automática: ¿cuál conviene?

Si tu empresa usa Contífico, revisa cómo hacer la conciliación bancaria en Contífico según su ayuda oficial.

¿Qué errores son comunes al conciliar?

• Cuadrar solo el saldo. Que el total coincida no garantiza que cada movimiento esté bien: dos errores pueden compensarse. Cruza partida por partida.
• Mandar la diferencia a una cuenta puente. Una diferencia sin explicar que se ajusta solo para cuadrar esconde el problema, y el problema vuelve el mes siguiente.
• Dejar partidas antiguas sin seguimiento. Un cheque girado hace meses o un depósito que nunca aparece merecen una llamada, no otra línea en el cuadro.
• Registrar cobros sin aplicarlos a la factura. El banco cuadra, pero la cartera queda mal y el cliente recibe recordatorios de algo que ya pagó.
• Que la misma persona pague, registre y concilie. Separar funciones, o al menos que otra persona revise y firme, es el control más simple contra errores y fraudes.
• Conciliar con el saldo equivocado. Usa el saldo final del estado de cuenta a la fecha de corte, no el saldo disponible que muestra la banca en línea el día que te sientas a conciliar.

¿Por qué conciliar a diario y no solo al cierre?

Conciliar una vez al mes obliga a revisar cientos de movimientos de golpe, cuando ya nadie recuerda el detalle de cada uno. A diario, las diferencias son pocas y recientes, y se resuelven con una llamada.

• Caja real para decidir. La gerencia ve cuánto dinero hay disponible hoy, no lo que había hace tres semanas.
• Cobranza al día. Identificas quién pagó y aplicas el cobro a la factura correcta, lo que mejora tus días de cartera.
• Cierre más corto. Llegas al fin de mes con los bancos cuadrados; el resto del proceso está en el checklist de cierre contable mensual.
• Errores y fraudes a tiempo. Un débito que no reconoces se reclama al banco el mismo día.

La forma práctica de lograrlo es automatizar el cruce: el sistema lee el estado de cuenta cada mañana, aplica reglas para lo recurrente, usa inteligencia artificial para leer referencias libres y deja al contador solo las excepciones. Advise lo hace con su módulo de conciliación bancaria automática: concilia los bancos contra el ERP a diario y arma el paquete de cierre para el contador, con un indicador claro: los días de cierre contable. El contador no desaparece del proceso; cambia lo que hace, como explica la guía sobre si la inteligencia artificial reemplazará a los contadores.