Formato de antigüedad de cartera en Excel: plantilla gratis con tramos, resumen por cliente y vendedor y días de cartera (DSO)

¿Qué incluye el formato de antigüedad de cartera?

Es un archivo de Excel con cinco hojas para el jefe de cobranza, el contador o el gerente financiero que necesita saber, cada fin de mes, cuánto le deben, desde cuándo y quién. No pide registro ni trae macros. Las celdas amarillas son para escribir, las grises se calculan solas y las filas marcadas «Ejemplo ficticio» (los clientes A, B y C) muestran cómo funciona; se borran seleccionando sus celdas amarillas y pulsando Suprimir.

Los resúmenes se arman solos: cada cliente o vendedor nuevo que escribes en la hoja Cartera aparece en Resumen y en Por cliente sin tocar fórmulas.

¿Cómo usarla paso a paso?

1. Borra los ejemplos de las hojas Cartera y DSO.
2. Escribe la fecha de corte, normalmente el último día del mes.
3. Pega tus facturas pendientes desde el sistema contable con «Pegar solo valores». Revisa que las fechas queden como fechas y los saldos como números.
4. Lee el resultado. En Resumen ves qué parte de la cartera está vencida; en Por cliente, a quién llamar primero.
5. Calcula el DSO. Escribe las ventas a crédito del período, los días del período y tu plazo de crédito. Para el DSO por cliente o por vendedor, escribe su nombre igual que en Cartera y sus ventas a crédito.

La fórmula y cómo leer el resultado por cliente y por vendedor están en la guía de días de cartera (DSO). Si solo necesitas el número, la calculadora de días de cartera lo da en línea.

Errores comunes al armar la antigüedad de cartera

• Calcular desde la emisión y no desde el vencimiento. Una factura a 60 días emitida hace 45 todavía no está vencida.
• Mezclar cuentas que no vienen de ventas. Préstamos a socios o empleados no son cartera comercial.
• Usar cuentas por cobrar de largo plazo en el DSO. La Superintendencia de Compañías calcula el período medio de cobranza con las cuentas por cobrar de corto plazo, porque las de largo plazo distorsionan el análisis.
• Comparar saldos con IVA contra ventas sin IVA. El saldo por cobrar incluye el IVA facturado; las ventas del estado de resultados, no.
• Escribir el mismo cliente de dos formas. «Cliente A» y «Cliente A S.A.» saldrían como dos clientes distintos; si puedes, usa el nombre o el RUC tal como sale del sistema.
• Dejar que el tramo de más de 180 días crezca. Esa deuda también tiene un límite tributario: la Ley de Régimen Tributario Interno solo admite como deducible una provisión para incobrables del 1 % anual sobre los créditos comerciales del ejercicio pendientes al cierre, sin que la provisión acumulada pase del 10 % de la cartera total (art. 10, num. 11).

¿Qué hacer con el resultado?

La antigüedad de cartera ordena el trabajo de cobranza: primero los clientes con más saldo en los tramos altos, después los que recién entran en mora. Para los que están por vencer, un recordatorio antes de la fecha evita que pasen al tramo de 1-30 días. Las palancas que bajan la mora, como facturar sin errores, recordar a tiempo y registrar cada promesa de pago, están en la guía sobre cómo reducir la cartera vencida.

¿Cuándo deja de alcanzar una hoja de cálculo?

La plantilla funciona bien con cientos de facturas y un corte al mes. Se queda corta cuando necesitas ver la cartera todos los días, cuando varias personas cobran a la vez y cada una lleva su propia copia, o cuando nadie sabe qué cliente prometió pagar ni si cumplió. En ese punto conviene que el seguimiento salga directo del ERP y del banco, sin exportar ni pegar. Advise lo resuelve con su módulo de cobranza por WhatsApp, que segmenta la cartera, recuerda y registra cada promesa de pago, y se mide en días de cartera y dólares recuperados. Hay más formatos en plantillas gratuitas.