Microsoft Dynamics 365 con inteligencia artificial: Copilot, agentes y cómo conectar Business Central con tus procesos

¿Qué es Dynamics 365 y cómo funciona en Ecuador?

Microsoft Dynamics 365 agrupa varias aplicaciones de negocio. Para finanzas tiene dos familias: Business Central y las aplicaciones de finanzas y operaciones (Dynamics 365 Finance y Supply Chain Management). Esta página se centra en Business Central y, al final de la sección de integración, resume cómo se conectan las de finanzas y operaciones.

Business Central en línea está disponible en Ecuador: la localización la hacen partners sobre la versión internacional (W1), y los entornos con localización de Ecuador se alojan en la geografía de Azure de Brasil. Microsoft explica que, donde no entrega una localización propia, los partners la construyen con aplicaciones publicadas en su Marketplace. Por eso, una de las primeras preguntas para tu partner es qué aplicación de localización usa para los comprobantes del SRI (Servicio de Rentas Internas).

¿Qué hace Copilot dentro de Business Central?

Si tu empresa mueve mucho volumen, ten en cuenta el límite de la conciliación con Copilot: desde la versión 2025 release wave 2, admite alrededor de 3.000 movimientos bancarios abiertos dentro del rango de fechas del extracto. Y si el agente de cuentas por pagar no identifica al proveedor con seguridad, se detiene y pide ayuda a su supervisor.

La tabla oficial de funciones lista, además, asistencia de análisis, resúmenes de registros y sugerencias de líneas de venta, entre otras. Dos detalles para Ecuador: los agentes consumen Copilot Credits, que se cobran según la complejidad de cada interacción, y la tabla valida el español de Colombia, España, México y Perú en varias funciones, no el de Ecuador; algunas funciones solo están validadas en inglés.

El agente de cuentas por pagar trabaja con los PDF que llegan por correo. En Ecuador, el SRI publica los esquemas XML de cada tipo de comprobante electrónico y llama RIDE a su representación impresa; para registrar y validar, conviene partir del XML (qué contiene y cómo leerlo).

¿Dónde procesa Copilot los datos de una empresa en Ecuador?

Es una pregunta clave para cualquier oficial de datos. Según Microsoft, las funciones nativas de Copilot y de agentes de Business Central usan recursos de Azure OpenAI administrados por Microsoft; para entornos alojados en Brasil, ese procesamiento ocurre en Estados Unidos.

• El permiso se gestiona con la opción de permitir el movimiento de datos (Allow data movement), que viene activada por defecto; si la apagas, esas funciones dejan de estar disponibles.
• Microsoft puede guardar las entradas y respuestas hasta 24 horas para vigilar abusos y declara que no usa tus datos para entrenar los modelos base de Azure OpenAI.
• Microsoft Copilot dentro de Business Central, disponible desde la versión 29, sigue otras reglas: las de privacidad y residencia de datos de Microsoft 365 Copilot.

Si esos datos incluyen información de personas, revisa el tema de transferencia internacional de datos y deja documentada la decisión.

¿Cómo se conecta un sistema externo a Business Central?

• API v2.0. Business Central permite crear aplicaciones de conexión punto a punto con APIs REST estándar, y en la versión en línea las APIs vienen habilitadas por defecto.
• Autenticación de servicio a servicio. Para integraciones sin una persona conectada se usa el flujo de credenciales de cliente de OAuth 2.0: se registra una aplicación en Microsoft Entra ID y se le da acceso dentro de Business Central con permisos específicos. Una aplicación no puede recibir el permiso SUPER y Microsoft pide mínimo privilegio. Para el licenciamiento de usuarios externos y no interactivos, remite a su guía de licencias.
• Límites. Cada usuario o aplicación puede enviar hasta 6.000 solicitudes OData en una ventana móvil de 5 minutos, con 5 procesándose a la vez; si se excede, recibe el error 429. Según los límites operativos, aplican igual a las aplicaciones de servicio.

En Dynamics 365 Finance y Supply Chain Management, la integración usa un punto de acceso OData que expone las entidades de datos marcadas como públicas, con operaciones completas de crear, leer, actualizar y borrar.

¿Qué procesos se conectan y cómo fluiría el dato?

Los dos agentes de Microsoft descritos arriba trabajan con correo electrónico y con los datos de Business Central. Un proceso que nace en el SRI o que conversa por WhatsApp necesita conectar esos sistemas; si además tu empresa trabaja en Outlook, Excel y SharePoint, revisa cómo se integra Microsoft 365 con agentes de IA. Y para comparar la IA del ERP con un agente que cruza sistemas, está la guía de Copilot o agentes de IA integrados.

En Dynamics, el acceso formal es registrar la aplicación y darle permisos: Advise lo verifica antes de cotizar y, sin acceso a los datos, no vende el módulo.

¿Qué necesitas tener listo antes de conectar Business Central?

1. La localización de tu entorno. Qué aplicación de partner resuelve los comprobantes del SRI y qué campos agrega, porque la integración tendrá que respetarlos.
2. La aplicación registrada en Microsoft Entra ID. Con su identificador, un secreto de cliente con vencimiento y el permiso de aplicación API.ReadWrite.All para Dynamics 365 Business Central, con el consentimiento del administrador.
3. La aplicación habilitada dentro de Business Central. En la página de aplicaciones de Microsoft Entra, con solo los conjuntos de permisos que el proceso necesita.
4. La decisión sobre Copilot. Si activarás agentes, Microsoft pide configurar antes un modelo de facturación para el entorno, y conviene resolver la opción de movimiento de datos.
5. Un dueño del proceso y un indicador. Medido en Business Central antes de arrancar, para comparar después.

¿Qué cuidar en permisos y seguridad?

• Una aplicación por integración. Con permisos mínimos y su secreto de cliente con fecha de vencimiento, que Microsoft Entra ID pide elegir al crearlo.
• Supervisores definidos. Los agentes trabajan dentro de los permisos y el perfil que asigna el administrador; además, cuando el agente de cuentas por pagar crea un proveedor nuevo, lo deja bloqueado hasta que alguien lo apruebe.
• Clientes bien identificados. El agente de órdenes de venta reconoce al cliente solo por el correo del remitente registrado en la ficha de contacto, para evitar suplantaciones: mantén esos correos al día.
• Movimiento de datos decidido, no heredado. Revisa con tu oficial de datos la opción de movimiento de datos antes de activar Copilot y agentes.
• Lo irreversible, con una persona. Contabilizar y pagar siguen siendo decisiones humanas, como ya plantea Microsoft al dejar las facturas del agente sin contabilizar.