Puntos clave
- Microsoft Graph da un solo punto de acceso, graph.microsoft.com, a correo, calendario, OneDrive, SharePoint, Teams y Excel.
- Los permisos de aplicación actúan sin usuario y solo los aprueba un Administrador global o un Administrador de roles con privilegios.
- RBAC para aplicaciones limita a qué buzones de Exchange entra una app; Sites.Selected, a qué sitios de SharePoint.
- Copilot solo muestra datos que el usuario ya puede ver, y Microsoft no usa prompts, respuestas ni datos de Graph para entrenar los modelos base.
¿Qué ofrece Microsoft 365 para conectar un agente de IA?
La puerta de entrada es Microsoft Graph: un solo punto de acceso, https://graph.microsoft.com, para el correo y el calendario de Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams, Excel y otros servicios de Microsoft 365 (Microsoft Learn). Graph se complementa con dos piezas: los conectores de Microsoft 365 Copilot (antes conectores de Graph), que traen datos externos al índice de Microsoft 365 —Microsoft menciona Box, Google Drive, Jira y Salesforce—, y Microsoft Graph Data Connect, que lleva datos de forma masiva a Azure.
Antes de conectar nada, la decisión clave es el tipo de permiso (Microsoft Learn):
| Tipo de permiso | Cómo actúa la app | Quién lo aprueba | Cuándo conviene |
|---|---|---|---|
| Delegado | En nombre de un usuario que inició sesión; nunca ve más que ese usuario | El usuario o un administrador, según las políticas de la organización | Asistentes que trabajan con el correo o los archivos de una persona |
| De aplicación | Con identidad propia, sin usuario; accede a todo lo que cubre el permiso | Solo un Administrador global o un Administrador de roles con privilegios | Procesos automáticos, como leer cada hora el buzón de facturas |
Microsoft recomienda el permiso delegado siempre que alcance y pedir el mínimo necesario: con el permiso de aplicación Files.Read.All, por ejemplo, una app puede leer cualquier archivo de la organización.
¿Cómo se limita lo que ve un agente?
Un permiso de aplicación sin límites es demasiado para casi cualquier proceso. Microsoft ofrece dos frenos:
- RBAC para aplicaciones en Exchange Online. Asigna a una app un rol, por ejemplo leer correo, solo sobre los buzones de un ámbito de administración o de una unidad administrativa, y reemplaza a las antiguas directivas de acceso de aplicaciones. Dos advertencias: si la app conserva el permiso amplio en Microsoft Entra, ambos permisos se suman y el límite no surte efecto; y los cambios pueden tardar entre 30 minutos y 2 horas en aplicarse (Microsoft Learn).
- Permisos Selected en SharePoint y OneDrive. Sites.Selected y sus equivalentes para listas, elementos y archivos dan acceso solo al sitio, la lista o el archivo que se asigne de forma explícita; una app con ese permiso empieza sin acceso a nada (Microsoft Learn).
En la práctica, el agente de cuentas por pagar lee solo el buzón de facturas y el de contratos, solo la biblioteca del área legal.
¿Qué hace Microsoft 365 Copilot y qué no?
Microsoft 365 Copilot, que en su documentación más reciente Microsoft llama también Microsoft Copilot, combina modelos de lenguaje con el contenido de Microsoft Graph y las apps de Microsoft 365 (Microsoft Learn). Lo que puede hacer depende de la licencia:
| Nivel | Qué incluye |
|---|---|
| Copilot Chat (básico) | Viene con licencias elegibles de Microsoft 365; responde con datos de la web y usa contenido de la empresa solo si el usuario lo adjunta, lo tiene abierto en Outlook o Teams o usa un agente de pago por uso |
| Microsoft 365 Copilot (básico) | Para usuarios sin el complemento: acceso estándar a Copilot dentro de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, con límites de uso justo, sin la integración completa del chat ni acceso prioritario |
| Microsoft 365 Copilot (premium) | Complemento de pago con acceso completo en Word, Excel, PowerPoint y OneNote; responde con correos, archivos, reuniones y chats a través de Microsoft Graph y Work IQ, e incluye agentes con datos de trabajo |
| Copilot Studio | Herramienta de bajo código, con licencia aparte, para crear agentes y conectarlos a otras fuentes de datos |
El complemento se compra sobre planes elegibles como Microsoft 365 E3, E5, Business Standard o Business Premium, y Office 365 E1, E3 o E5; Microsoft 365 E7 ya lo incluye, y Copilot Business está pensado para organizaciones de hasta 300 usuarios, con compromiso anual (Microsoft Learn).
En privacidad, Microsoft afirma que Copilot solo muestra datos de la organización que el usuario tiene permiso de ver, que los prompts, las respuestas y los datos de Graph no se usan para entrenar los modelos base, y que respeta los derechos de uso del contenido cifrado con Microsoft Purview. También ofrece modelos de Anthropic y de OpenAI como subencargados, que el administrador decide si habilita, y los datos que llegan por conectores de Copilot aparecen en sus respuestas solo si el usuario tiene permiso para verlos (Microsoft Learn). Esos conectores ayudan a consultar información de otros sistemas desde Copilot, pero consultar no es lo mismo que ejecutar un proceso.
De fábrica, Copilot trabaja con lo que hay en Microsoft 365 y en lo que conectes con sus conectores. Cruzar los comprobantes del SRI con el ERP, cobrar la cartera por WhatsApp o conciliar a diario los bancos contra el ERP exige construir una integración, sea con Copilot Studio o con otra herramienta; el enfoque de Advise es conectar lo que ya pagas. La comparación completa está en Copilot o agentes de IA integrados.
¿Cómo conectar ChatGPT con Outlook y Excel?
ChatGPT tiene apps conectadas para Microsoft 365, con reglas parecidas a las de cualquier integración:
- Outlook: las apps Correo y Calendario de Outlook buscan mensajes, eventos y contactos de la cuenta conectada. Varias acciones requieren permisos de Microsoft Graph que un administrador de Microsoft Entra aprueba para toda la organización, y el administrador del espacio de trabajo de ChatGPT habilita aparte qué acciones se permiten (OpenAI).
- Excel: la app de SharePoint busca archivos .xlsx y .csv, entre otros formatos, en SharePoint y OneDrive para el trabajo, solo entre los que la cuenta ya puede abrir y hasta 100 MB por archivo; no admite Sites.Selected para la búsqueda en tiempo real (OpenAI).
- Entrenamiento: en ChatGPT Business, Enterprise y Edu, OpenAI no usa por defecto la información de las apps para entrenar modelos (OpenAI).
Un chat sirve para consultar; un proceso que debe correr solo, como revisar el buzón de facturas cada hora, necesita una integración por Graph con permisos limitados. Cómo se comparan los asistentes está en ChatGPT, Claude o Gemini para empresas.
¿Cómo fluiría el dato entre Outlook, SharePoint, Excel y el ERP?
| Si tu proceso es… | Qué lee en Microsoft 365 | Permiso mínimo sugerido | Qué hace con el ERP | Módulo relacionado |
|---|---|---|---|---|
| Registrar facturas de proveedores | El buzón de facturas, con los adjuntos XML y PDF | Mail.Read de aplicación, limitado a ese buzón con RBAC | Valida en el SRI, cruza con la orden de compra y registra | Cuentas por pagar sin manos |
| Revisar contratos | La biblioteca del área legal en SharePoint | Un permiso Selected sobre ese sitio | Compara con la plantilla y marca riesgos para el abogado | Contratos en horas |
| Responder preguntas de gerencia | Reportes en Excel del equipo financiero | Delegado, con los permisos del gerente | Lee ventas, margen y cartera del ERP | Copiloto gerencial |
En el caso de las facturas, el recorrido sería: llega el correo con el XML; el agente lee el adjunto; consulta la clave de acceso en los servicios web del SRI; cruza el comprobante con la orden de compra; y lo registra en el ERP o lo deja para revisión si algo no cuadra.
En el de los contratos, el agente solo tiene permiso sobre la biblioteca legal: cuando entra un borrador nuevo, extrae las cláusulas, las compara con la plantilla aprobada y deja un informe de riesgos en una lista de SharePoint para el abogado, que es quien decide. Si el contrato menciona montos o plazos de pago, esos datos pueden contrastarse con el ERP antes de la firma. El método completo está en revisión de contratos con IA.
¿Qué controles de seguridad pedir?
- Mínimo privilegio: permisos delegados cuando alcance; si son de aplicación, limitados con RBAC o con permisos Selected, y revisados periódicamente en Microsoft Entra.
- Orden antes de desplegar: como Copilot ve lo que cada usuario puede ver, un sitio compartido con toda la organización aparece en sus respuestas. La licencia premium incluye SharePoint Advanced Management, con descubrimiento restringido de contenido para limitar sitios mientras se revisan (Microsoft Learn).
- Etiquetas y retención: las etiquetas de confidencialidad de Purview se respetan, y los administradores pueden fijar políticas de retención para las interacciones con Copilot (Microsoft Learn).
- Administración separada: el rol de Administrador de IA permite gestionar Copilot sin dar privilegios de Administrador global (Microsoft Learn).
- Datos personales: el agente debe recibir solo lo que su proceso necesita; más en seguridad de datos al usar IA.
Preguntas frecuentes
¿Cómo conectar ChatGPT con Outlook?
En ChatGPT, las apps Correo de Outlook y Calendario de Outlook se conectan con tu cuenta de Microsoft. Varias acciones requieren permisos de Microsoft Graph que un administrador de Microsoft Entra debe aprobar para toda la organización, y el administrador del espacio de trabajo de ChatGPT habilita aparte qué acciones se permiten. ChatGPT no otorga permisos de buzones compartidos ni delegados: la cuenta conectada ya debe tenerlos.
¿Cómo conectar ChatGPT con Excel?
La app de SharePoint de ChatGPT busca archivos .xlsx y .csv en SharePoint y en OneDrive para el trabajo, solo entre los que tu cuenta de Microsoft ya puede abrir y hasta 100 MB por archivo; también puedes subir el archivo a la conversación. Para un proceso que debe correr solo, como actualizar cada día un Excel con datos del ERP, se usa Microsoft Graph con permisos limitados.
¿Copilot puede ver todos los archivos de la empresa?
No. Microsoft 365 Copilot solo muestra datos de la organización sobre los que el usuario tiene al menos permiso de lectura. Pero si un sitio de SharePoint está abierto para todos, Copilot también lo encontrará: Microsoft insiste en usar bien los modelos de permisos de Microsoft 365, y su licencia premium incluye SharePoint Advanced Management para reducir el exceso de accesos compartidos.
¿Qué licencia necesito para Microsoft 365 Copilot?
Copilot Chat viene con licencias elegibles de Microsoft 365 y responde con datos de la web. La experiencia completa, que usa correos, archivos y reuniones a través de Microsoft Graph, requiere el complemento de Copilot sobre planes como Microsoft 365 E3, E5, Business Standard o Business Premium; Microsoft 365 E7 ya lo incluye, y Copilot Business sirve para organizaciones de hasta 300 usuarios.
¿Cómo limito un agente a un solo buzón o a una carpeta de SharePoint?
Para el correo, con RBAC para aplicaciones en Exchange Online, que asigna el rol solo sobre los buzones de un ámbito, quitando además el permiso amplio en Microsoft Entra. Para SharePoint y OneDrive, con los permisos Selected (Sites.Selected y sus equivalentes para listas, elementos y archivos), que dan acceso únicamente a lo que se asigne de forma explícita.
Fuentes
- Microsoft Learn · Microsoft Graph overview (2026-04-15)
- Microsoft Learn · Overview of Microsoft Graph permissions (2025-12-26)
- Microsoft Learn · Role Based Access Control for Applications in Exchange Online (2025-11-25)
- Microsoft Learn · Overview of Selected Permissions in OneDrive and SharePoint (2024-11-07)
- Microsoft Learn · What is Microsoft Copilot? (2026-11-10)
- Microsoft Learn · License Options for Microsoft Copilot (2026-10-19)
- Microsoft Learn · Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot (2026-07-09)
- OpenAI Help Center · Aplicaciones Correo y Calendario de Outlook en ChatGPT (2026-11-11)
- OpenAI Help Center · Aplicación de SharePoint y configuración en ChatGPT (2026-11-11)
- OpenAI Help Center · Connected apps in ChatGPT (2026-11-11)
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