Plantilla de registro de actividades de tratamiento (RAT) según la LOPDP de Ecuador, en Excel y gratis

¿Qué incluye la plantilla del RAT?

Es un archivo de Excel con cuatro hojas para el delegado de protección de datos, el área legal o quien coordine el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP). No pide registro ni trae macros. Las celdas amarillas son para escribir, las grises se calculan solas y la fila marcada «Ejemplo ficticio» muestra cómo se llena una actividad; se borra seleccionando sus celdas amarillas y pulsando Suprimir.

Qué columnas trae y de dónde salen

Las columnas siguen el artículo 38 del Reglamento General de la LOPDP: corresponsable, fines, categorías de destinatarios, titulares, categorías de datos, uso de perfiles, transferencias a un tercer país u organización internacional, base legitimadora, plazos de conservación o revisión y medidas técnicas, jurídicas, administrativas y organizativas. Se suman los encargados con su contrato escrito (art. 41) y los subencargados autorizados (art. 45).

Dos grupos de columnas se pueden plegar cuando no aplican:

• Inteligencia artificial. La Resolución SPDP-SPD-2026-0009-R pide incluir en el RAT los tratamientos hechos con sistemas de IA (art. 5.4) y las decisiones automatizadas que generen efectos jurídicos o afecten derechos (art. 7.1). La Resolución SPDP-SPD-2026-0037-R reformó el primer inciso de ambos artículos y agregó uno al art. 5, sin cambiar esos dos numerales.
• Gran escala. La Resolución SPDP-SPD-2026-0005-R pide el número de titulares y el volumen de datos (art. 4), el resultado del Modelo Técnico de Gran Escala (art. 7), la descripción, frecuencia y permanencia del tratamiento (art. 15) y la evidencia del cálculo con la fecha de la última actualización (art. 6). La plantilla califica el tratamiento como de gran escala desde 6 puntos, el umbral del art. 10, que la Superintendencia puede ajustar.

Al final de cada fila, la columna de control cuenta cuántos campos mínimos faltan, y la de revisión calcula la próxima actualización a 12 meses y la marca en rojo cuando vence.

¿Cómo usarla paso a paso?

1. Responde el diagnóstico para saber si estás obligado y qué campos adicionales te tocan.
2. Completa el responsable y el delegado arriba de la hoja RAT y borra la fila de ejemplo.
3. Lista tus procesos con datos personales: nómina, selección, ventas, cobranza, marketing, atención al cliente, proveedores, videovigilancia.
4. Escribe una fila por actividad y por finalidad. Elige la base legitimadora de la lista y anota el sistema de donde salen los datos.
5. Nombra a un responsable por fila y registra la fecha de cada actualización.

La explicación de cada obligación está en la guía del registro de actividades de tratamiento.

Errores comunes al llenar el RAT

• Una fila por sistema y no por finalidad. El mismo CRM puede servir para ventas y para marketing: son dos actividades.
• Creer que una empresa pequeña está exenta. El art. 39 obliga con menos de 100 trabajadores si el tratamiento no es ocasional, y la nómina mensual difícilmente lo es.
• Olvidar a los proveedores. Quien aloja, procesa o analiza datos por tu cuenta es encargado y necesita contrato escrito.
• Confundirlo con el Registro Nacional. El RAT es interno; el Registro Nacional de Protección de Datos Personales se reporta a la Superintendencia.
• No actualizarlo al conectar un sistema nuevo. Un agente de IA que empieza a leer el correo cambia la actividad: actualiza antes, no después.
• Saltarse la evaluación de impacto. Si el tratamiento es de gran escala o usa IA, revisa si necesitas una evaluación de impacto.

¿Cuándo deja de alcanzar una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo basta para empezar y para empresas con pocas actividades estables. Se queda corta cuando el registro depende de que alguien recuerde actualizarlo, cuando hay agentes de IA que cambian de fuentes de datos cada mes o cuando necesitas demostrar con evidencia cuándo se actualizó cada actividad. En ese punto conviene que el registro, la evaluación de impacto y la auditoría de los agentes vivan juntos y se actualicen con cada cambio, como en el módulo de cumplimiento LOPDP de Advise. Si aún no tienes delegado, revisa quién debe designarlo. Hay más formatos en plantillas gratuitas.