Puntos clave
- Cuatro hojas: Léeme, Criterios, Matriz (hasta 20 procesos) y Ranking.
- 4,0 o más es un buen primer proceso; de 3,0 a 3,9, un candidato; menos de 3,0, no conviene empezar por ahí.
- Regla eliminatoria: con 1 punto en datos disponibles o en dueño interno, el proceso no va primero aunque sume más.
- Los pesos se pueden ajustar; la hoja avisa si no suman 100 %.
¿Qué incluye la matriz para priorizar procesos?
Es un archivo de Excel con cuatro hojas para el gerente general, el gerente financiero o quien lidere la primera iniciativa de inteligencia artificial de la empresa. No pide registro ni trae macros. Las celdas amarillas son para escribir, las grises se calculan solas y los cinco procesos marcados «Ejemplo ficticio» repiten el ejemplo ilustrativo de la guía; se borran seleccionando sus celdas amarillas y pulsando Suprimir.
| Hoja | Qué hace |
|---|---|
| Léeme | Para qué sirve, cómo usarla en una reunión y cómo leer el resultado |
| Criterios | Qué significa 1, 3 y 5 puntos en cada criterio, los pesos editables y las señales de que un proceso está listo |
| Matriz | Hasta 20 procesos con su área y cinco puntajes; calcula el total ponderado, la lectura, el criterio más bajo y el puesto |
| Ranking | Los procesos ordenados de mayor a menor, con los descartados por la regla eliminatoria al final y los empates marcados |
La columna «Criterio más bajo» te dice qué resolver antes de arrancar con un candidato que quedó entre 3,0 y 3,9. Si quieres probar la tabla sin descargar nada, la calculadora para priorizar procesos hace el mismo cálculo en línea con hasta seis procesos.
¿Cómo usarla paso a paso?
- Borra los ejemplos de la hoja Matriz.
- Reúne por una hora a quienes conocen los procesos: finanzas, cobranza, contabilidad, ventas y alguien de sistemas que sepa dónde vive cada dato.
- Escribe procesos concretos. «Registrar las facturas de proveedores en el ERP» es un proceso; «automatizar finanzas» no lo es.
- Puntúa sin hablar de tecnología. Usa las descripciones de la hoja Criterios y confirma con sistemas que los datos se pueden sacar por API o exportación.
- Elige uno, no tres. Toma el primero del ranking con la lectura «Buen primer proceso» y define desde el inicio con qué indicador vas a medirlo.
El razonamiento detrás de cada criterio, con ejemplos por área, está en la guía sobre qué proceso automatizar primero.
Errores comunes al priorizar
- Elegir por entusiasmo. El proceso que más impresiona en una demostración no siempre es el que tiene datos o dueño.
- Puntuar los datos a ojo. «Está en el ERP» no basta: confirma que alguien puede sacarlos.
- Olvidar la línea base. Si no mides hoy, no podrás demostrar mañana; repasa qué es una línea base y cómo medir el retorno.
- Descartar los procesos internos por poco vistosos. En el informe The GenAI Divide del MIT, cuando se pidió a ejecutivos repartir un presupuesto hipotético de IA generativa, ventas y marketing se llevaron cerca de la mitad, aunque la automatización de procesos internos suele dar mejor retorno.
- Cambiar los pesos para que gane el favorito. Si ajustas los pesos, hazlo antes de puntuar.
¿Cuándo deja de alcanzar una hoja de cálculo?
La matriz ordena la conversación, pero no responde todo: no te dice si el sistema tiene API, cuánto cuesta conectar las fuentes ni cuánto tarda el primer proceso en producción. Cuando la lista ya tiene un ganador claro, el siguiente paso es comprobar sus datos reales. Advise parte de una regla simple: si un proceso tiene datos y se repite, se puede automatizar, y eso se evalúa en un diagnóstico. Hay más formatos en plantillas gratuitas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo priorizar procesos para automatizar con IA?
Haz una lista de cinco a ocho procesos concretos y puntúa cada uno del 1 al 5 en cinco criterios: datos disponibles, frecuencia y volumen, dinero en juego, indicador con línea base y dueño interno. Multiplica cada puntaje por su peso y suma. El que obtiene más puntos, sin 1 en datos ni en dueño, es el mejor candidato para empezar.
¿Qué criterios usa la matriz?
Datos disponibles (30 %): si la información está en un sistema con acceso. Frecuencia y volumen (20 %): cuántas veces ocurre. Dinero en juego (25 %): si afecta caja, cartera, ventas o costos. Indicador con línea base (15 %): si ya se mide. Dueño interno (10 %): si alguien con autoridad y tiempo responde por el proceso.
¿Qué significa la regla eliminatoria?
Que un proceso con 1 punto en datos disponibles o en dueño interno no debe ir primero, aunque su total sea alto. Sin datos accesibles el proyecto no arranca, y sin un dueño que rediseñe el proceso con su equipo la herramienta queda fuera del trabajo diario. La plantilla manda esos procesos al final del ranking.
¿Puedo cambiar los pesos de los criterios?
Sí. Los pesos de la hoja Criterios son una sugerencia y se pueden ajustar a tu empresa. La única condición es que sumen 100 %; si no, la hoja te avisa en rojo.
¿Qué hago si dos procesos empatan?
La plantilla marca el empate y deja la decisión a tu estrategia. Si el problema más urgente es la caja, conviene el proceso que mueve cobros o cartera; si es el costo administrativo, el que más trabajo manual quita.
Fuentes
- MIT NANDA (Challapally, Pease, Raskar y Chari) · copia del PDF original · The GenAI Divide: State of IA in Business 2025 (2025-07-01)
Revisado el 14 de noviembre de 2026 contra las fuentes citadas. Los precios y normas de terceros pueden cambiar: confirma en la fuente.